決済権を持つ人は書類を溜めない!

地域活性化の為に魅力ある地方企業づくりのお手伝いをさせて頂く

ディーズビジネスコンサルティングの佐藤です(~ ~)/

秋晴れって感じの朝です(@^^)/~~~

そのぶん、放射冷却でしょうか?

少し肌寒く感じます、昨日より2~3℃低いかな?

鳥海山の雪も目立ちますね、ちょっと早い感じしますが(;´∀｀)

風物詩の白鳥も飛来してます

日中は田んぼで採食にいそしんでます

夜は最上川河口に行くんでしょう

さて、今日のお題

　「決済権を持つ人は書類を溜めない!」について一言(‘ω’)ノ

今、はんこを無くそうってのが話題ですよね

政府が捺印を正としてきた様々な書類を

無印orサインor電子承認にする

はんこ自体は日本の文化ですが、良いタイミングいや、

ちょっと遅いくらいですよね

海外取引においてはサインが主流でしたし、

今後ペーパーレス化を進めるにあたっては

電子承認を世界共通ルールにしてもらうのが

妥当だと思います

ソフトありますよね?

電子ペンorスキャナーで読み込みパスワード管理して

登録するタイプが!

SDGs進めるにしても紙文化からの脱却は

必要なことだと思います

様は、はんこであろうが他の方法であろうが

確認して承認した…という証になればいい訳です

はんこで無くなったから確認しないとはならないですよね

必要な権限を有した人が確認して承認をするのが

承認作業の目的であるわけですから!

ここで問題なのが権限を有する人が考えなければ

ならない原則だと思います

それは、

「決済権を持つ人は書類を溜めない!」を守る意識です

理由は簡単です

権限の無い人が仕事を進めるにあたり、

決裁権のある人の承認を得られなければ

仕事が進められないからです

仕事が滞る一つの理由が承認待ち…

決裁権のある人は決済範囲、管理範囲も広範囲で

なおかつ、会議、出張等も多いのが現実です

中々、席に戻れない…

タイミングの問題もあるかも知れませんが、

私が実際にやっていた行動を記載します

・緊急性の高い場合、メール配信+携帯で連絡する

・今日中に処理すべきか否かがわかる様に提出する

この二つです

緊急性の方はわかりますよね、そのままの行為です

もう一つの方は提出先のデスクに工夫をしました

置き場所の区分をして可視化していました

今日のもの、明日のもの、今週中のもの、

特に期限が明確になっていないもの…

こんな感じです

更に提出する書類は重ねて置けない様に縦置きにしました

こうしておくと席に戻った時に必然的に優先順位が

聞かなくてもわかります

「どれから見るの?」と聞けば、

その社員の手、思考を止めることになりますから…

ルールを決めて定着させると承認する側も提出する側も

手を止める、思考を止める=無駄な時間を排除できます

ちょっとした工夫が仕事を進める時間を短縮することになります

承認作業は必要な事ですが、決裁権を持つ人は停滞させないという

意識をもってあげると上手く会社が機能します

電子承認がOKになればiパッド等の電子媒体でオンタイム処理が

できるようになり、より円滑になるでしょう

だから、良いタイミング…はんこの話題!

※今日のご当地探訪は「松山　眺海の森からの紅葉」です

　ここは車で登れて平野部(鶴岡～酒田～遊佐)、最上川等の河川、

　日本海までの抜け感と鳥海山を初めてする山々を一望できる場所です

　今回は山々の紅葉を取り上げて見ました

　広葉樹、針葉樹のコントラストが山々によって異なっています

　これは夕暮れ時の撮影、ちょっと斜陽になった時間帯がおススメです