書類整理の工夫…まとめてやる工数を削減する為に
地域活性化の為に魅力ある地方企業づくりのお手伝いをさせて頂く、
ディーズビジネスコンサルティングの佐藤です。(‘◇’)ゞ
【おはようございます】
昨晩はずっと⚡なっていました。
朝は⚡も☔も止んでました。
予報より、この地域は☔降らなかったようです。
新庄地区や秋田方面ではかなり降ったようです。
大事有りませんように。
今は久しぶりに青空も見えています。
今週は天候回復しそうです。
【世相】
山形県新規感染者数は4人。
一旦出始めると、中々収束しません。
これが変異株の怖さなんでしょう。
私の地区ではワクチン接種、明日から予約解禁。
取り急ぎ、アクセスしたいと思います。
東京では今日から緊急事態宣言。
先週の土日の人出は一気に増えたようです。
その結果が緊急事態宣言の期間に、どう影響するか？
だいたい、予測つきます。
閉塞感…限界なんでしょう…緊急事態宣言、ワクチン接種全てにおいての不満…民意への訴えは、もう期待できない状況かと？
ユーロカップ情報
今日早朝から実施された決勝 イタリアvsイングランド...結果出ました。
90分 1:1 延長 1:1 PK 3:2イタリア勝利
ウェンブリースタジアムは本拠イングランドの勢い。
しかも前半2分でイングランド先制…雰囲気は一気にイングランドへ。
しかし、後半67分にゴール前の混戦からイタリアが押し込み同点。
後半では決まらず延長線へ。
しかし、延長でも点は入らず、ついにPK戦へ。
イングランドはホーム、しかし、ユーロカップ未勝利といこうともあって、観客の期待は最高潮。
そのプレッシャーが確実に選手へ伝わっています。
最後5人目を任されたのはカヌ選手19歳。
荷が重すぎました…コースも甘くキーパーにセーブされ、THE END。
泣き崩れる選手達…カヌ選手を気遣う選手。
25年前に同様にPKを外して敗れたイングランド監督のサウスゲートと全く同じ十字架をカヌ選手は背負うことに。
試合内容は決勝に相応しく、両チーム特徴を活かした好ゲーム。
PKでの決着、見たくなかったのですが…。
優勝したイタリアに運があったということでしょう…おめでとうございます。
参加した全ての国の全ての選手のプレーに感謝。
【お題】
「書類整理の工夫…まとめてやる工数を削減する為に」について一言(‘ω’)ノ
質問です。
今、皆さんの机にはどれだけの書類がありますか？
そして、それは絶対に保管が必要なものだけですか？
Yesと答える方は、常日頃の管理ができている方。
No、わからないという方は、下記をご参考にしてみては如何でしょうか？
上位資格になればなるほど、会議であったり、申請、企画、組織運営、計画遂行、経営関連と、多くの資料が集まるものです。
全てオンタイムで処理できれば良いですが、中々難しいことです。
後回しにする、一時置きにする…良くあるケース。
更には一度確認した資料も、そのまま置いてしまう…というケースもあると思います。
そして、気付けば多くの書類が机を占拠。
これは🙅だ…片付けなければという事態に。
いざ片付けようと思うと、かなりの時間＝工数使いませんか？
改めて書類を確認する。
廃棄する、場合によってはシュレッダーで処理する、ホチキスを外す、クリップを外す。
ファイリングする。
思い当たる節、ありませんか？
この片付け作業を容易にする→作業工数を削減する為に、私は分別することをおススメします。
机に書類分別用のトレー…仮置きトレーを準備します。
余り細かく分別しても管理工数が増えるだけです。
私はざっくりと4パターンくらいにしていました。
a 自分にしか原本がなく、この先も定期的に繰り返し見ると思われる資料
b 重要な資料だが原本ではないもの
c あとで見る可能性があると思われるもの
d 限りなくあとで見る可能性が低いもの
この様なイメージです。
そして片付けのタイミングを周期として決めることが大事です。
週一回とか月一回とか。
タイミングを決めたら確実に実行する為に時間を作ります。
abcdと分別をしておけば、原則dは直ぐに処分できるものと判断され、読み返す必要はありません。
cは何回見たか、必要だったか、bは何回見たか、必要だったか…そして、まだ判断がつかなければ保留する。
aはファイリングすべきか、データとして残すかを判断する。
分別一時置きにすることで、一点ずつ確認する必要はなくなり、工数は大幅に削減されます。
処理する時間が短くなると、短いサイクルで処理することも可能で、溜まりにくいから更に処理する時間も減少します。
書類＝紙を無くす文化へシフトするのがBESTですが、一気には難しいものです。
あとで処理するから。
あとで見るかも知れないから。
とりあえず置いておこう。
この考えが無駄な工数を生んでいると気付くはずです。
かといって、一点ずつ処理を完結するのも難しいのも事実。
上位資格では重複して進行する仕事が多いのですから。
最初の導入で自分ルールを決めることで、あとから生まれる無駄を最小限にする。
書類分別…忙しいからこそ、最初のひと手間を。
【ご当地探訪】
